活动简介

活动主题：合作、多元、创新

活动时间：2019年17日到19日

活动地点：爱尔兰都柏林

承办单位：爱尔兰华人专业人士协会 活动成效

活动规模

参会总人数近300人，其中约三分之一是来自中国的嘉宾。（参会单位及人员代表名单请见附件一）

外交关系

2019时逢中国70年建国大庆及中爱建交40周年。本次活动结合了爱尔兰和欧洲在“创新”、“多元”方面的经验与优势，联合中欧多方力量与资源，在“创新为本、高端引领”的旗帜下，聚焦价值创造，推进中欧多层次、多方面的合作和发展。（政界嘉宾代表名单请见附件二）

内容覆盖

本次论坛主题为“合作、多元、创新”，各界人士就人工智能、5G互联、生物医药、英国“脱欧”对中欧合作的影响和对策、中国企业迈向欧洲的相关问题、机遇与挑战、教育多元化和创新以及品牌重要性等话题展开了深入的讨论。（会议日程表请见附件三）

机会与合作

本次论坛促进多方交流，增强联系网络，会议期间演示了多个创新创业项目及学术论文，促成了多项合作以及合作意向。主论坛上展示的三个创新项目已被南京市溧水区人民政府邀请落户中国。（具体的演示项目及签署的合作协议请见附件四）

公益与慈善

本次所有演讲嘉宾及主持人员均是无偿提供服务。所有的工作人员也均以志愿者的身份参与。另外，论坛招待晚宴期间，慈善拍卖环节所得的4500欧元善款全部捐赠给了爱尔兰儿童慈善基金组织“Daisy’s Days”。

活动反响

会议结束之后，组委会收到了大量的来自欧洲各华人协会、中爱双方政府领导以及中欧企业代表等对本次活动的大力肯定与好评，尤其对主办方及承办方的缜密安排、盛情款待、主题深度、会务规格等方面予以了高度认可。

经验总结

在活动结束后，作为组织者，我们专门召开了一次对这次论坛活动的经验总结会，对整个活动从准备到召开，再到收尾的各个阶段进行了深入分析。下面是我们总结的一些要点，包括成功要素的分享，活动中出现的问题以及对问题的剖析和思考，以及对未来工作的一些想法和建议。供理事会考虑，供后续组织者借鉴。 活动成功经验总结

及早成立核心工作团队，按功能分工，指定负责人。

本次论坛的成功要素之一是拥有一支优秀的团队，并在活动早期就已成立各个功能部门，如组织策划部、注册部、宣传部、外联部、会务部、技术部、以及财务部等。工作组定期开会，实时跟踪各项任务进展，并及时调整计划及分工。志愿者们也较早就加入到了组织工作中来，一方面让大家早些熟悉起来，便于开展工作，另一方面也让所有人对活动各环节都有所了解，减少后期工作负担。另外，专人专项的分配策略保证了从头跟踪，疏而不漏。

宣传工作很重要，深度广度都要有

为了保证论坛的规模和参会出席情况，宣传是我们工作的重中之重。多渠道宣传，中英文覆盖，通过邮件、官网、微信、微博、中文媒体、英文媒体、领英、Twitter等渠道，不断地增加活动关注度。提前预告，定期更新日程安排、专家名单、演讲内容等内容。另外，我们还借助邀请嘉宾、合作单位以及其他兄弟协会的影响力对活动进行了再度推广。

重视前期注册工作，自动化注册流程

前期工作最繁琐的一个环节就是注册环节，由于欧洲论坛的特殊性质和参会标准，参会人员报名的途径和方式均有不同，需要消耗大量的时间和精力。我们专门成立了注册组，委任几位细心的工作人员来专项负责注册部分。另外，后期对部分报名流程进行了简化，启动了自动化程序，简化了注册繁琐度，实现了更高效的工作。

提早确定会场

会场是活动的重要组成元素。2019年初我们就确定了论坛的主会场，一方面保证了相对较低的场地费用，另一方面给了我们充分的时间，可以设计安排后续繁琐的会务细节。而且，及早确定了场地也便于宣传和发放邀请函，尤其是对国内的邀请函，因为国内的参会人员需要更多的时间申请公务出行以及申办签证。

前期赞助的确定推动了各项工作更加顺畅的进行

论坛的活动资金主要由承办方来筹集，除了收取部分注册会费外，赞助是非常重要的成功要素之一。很多公司的财务预算在年初就确定了，为了确保有足够的活动经费，我们把赞助列在了前期的工作重点里。以往高质量的活动基础让潜在的赞助商们对我们的承办工作更加有信心，因此也让拉赞助的工作更容易推展。赞助的及早确认不仅让会务工作可以更顺畅地进行，也给工作团队增加了信心。另外，提早将赞助商参与进来，一方面赞助商成为了很好的宣传资源，另一方面也让我们最大力度完成了对赞助商的宣传工作。本次活动的赞助商都表示十分满意我们的宣传工作，这也为未来更多的合作奠定了基础。

活动中出现的问题及建议

演讲嘉宾的演示文稿（PPT）

本次主论坛的演示文稿，总体来说完成效果较好，大部分PPT都有按时提交，因此给了翻译人员充足的时间准备。从现场效果和主会场参会嘉宾的反馈来看，主论坛的演示文稿和同声传译工作总体来说做得比较好。但在几个分论坛上，演示文稿准备工作做得不是十分充分。特别是教育论坛，许多发言者在达到都柏林时都还没有准备PPT，最后在教育分论坛主持人的建议下，才临时准备了一些资料。由于PPT发过来的时间太迟，我们的翻译人员也没有时间充分准备翻译工作，导致教育分论坛现场翻译情况很被动，只能做简单的交传。会后有不少参会人员对教育分论坛的质量提出了质疑。

因此，为了保证论坛质量和不同语言背景的参会人员的参会体验，我们对今后的活动提出两点建议：一，所有演讲嘉宾（致辞嘉宾除外）均需要提交演示文稿，如果文稿内容为中文，则文稿需要加入英文翻译，以保证论坛的专业性和国际性；二，演示文稿要按照提前设置的截止日期提交，给主办方预留出充分时间检查审核，如有需要也可提前准备翻译工作，要避免现场临时提交或更改讲义的情况。

论坛内容的审核

本次论坛原本议程上的内容均是通过严格讨论、筛选和审批了的，但在教育分论坛中却临时播放了一个颇有争议的视频。

联会北京办事处负责人在活动开始后，即18号凌晨零点半，找到正在加班的志愿者，以联会的名义要求在18号下午的教育分论坛上临时增加一个视频播放的环节。由于时间仓促，而且又考虑到是联会要求增加的内容，工作组在会议开始前并没有对这个视频做任何检查和审核。直到视频在分论坛上播出后，才意识到这个视频其实与教育分论坛主题并无直接关联。该视频内容为几位参会嘉宾访问旅行欧洲的照片集锦（视频中有出现荷兰的木靴、风车和法国的埃菲尔铁塔等标志性建筑），长达6分钟。允许临时更改日程，并在分论坛上播放了未经审评、与主题不契合的、并造成了不良影响的视频，导致会议中间和结束之后，有不少参会人员反应这段视频影响了教育分论坛的整体水平。

建议以后的提议者在推荐资料前，应先对内容的相关性与质量进行考量，另外，今后的欧洲论坛组织方对于论坛上播放的内容，包括演示文稿、音频视频等，一定要严格把关，做好检查和审核工作，只有与论坛内容非常相关的内容才可以考虑播放。

论坛的合作环节

欧洲论坛经常会有一些合作的分论坛，比如今年的教育分论坛，AI学术分论坛。针对于合作的项目，主办方的掌控度相对较低，活动风险较大，合作项目成败与否很大程度也取决于合作方。今年的AI学术分论坛是第一次举办，虽然在准备初期有些沟通的问题，导致信息共享不够顺畅， 但从后期对接和实施效果总体来看，还是一个很好的尝试，我们相信在这个基础上，今后的学术论坛能够办得更好。今年的教育分论坛是由我们协会负责爱方的演讲部分，由联会北京办事处组织的国内教育代表团提供中方演讲部分。但是在教育团来参会之前，北京办事处没有提供任何演讲资料和内容，只提供了一些名单。而且，从最终效果和参会人员的反馈来看，这个合作并不理想。

因此，建议今后的承办单位对于合作项目需要谨慎，即使是合作项目也应该掌握主动权，积极跟踪准备进程及审核细节，并要求合作方定期按时汇报工作进展及共享资料。

发奖程序

在欧洲论坛上颁发的 “十大科技领军人物“的奖项，已经持续了很多年，效果一直比较好，有正规的评审流程，高度的专业性和权威性。今年的欧洲论坛除了“十大领军人物”颁奖以外，又临时增加了几个没有经过严格评审流程的奖项。

在本次活动开始的前几天，在一个有主席团成员在内的微信群组中，联会北京办事处负责人突然提出要颁发几个奖项，其中一名获奖人即为这位提议人员。作为组织方，我们当时对这个提议表示了异议，但其他人并没有表态。在论坛开始时，几位获奖人已将奖状带到了现场，再次提出要在主论坛上颁发三个教育奖项，并且强调颁奖环节只需2分钟，他们拿了奖、拍张照即可。在这种情况下，我们顾及主席团成员的面子，便同意了在主会场为三个人发奖，但并不代表联会。但事后，我们在播放会议录像时发现，联会秘书长以联会的名义在分论坛上为其他几位教育代表团的成员也都发了奖。

我们认为这些奖项在没有严格的评审程序、发奖单位不明确的情况下，颁发得十分不严肃，损害了联会的名誉。由于联会北京办事处负责人和秘书长的夫妻关系，也给大家造成了联会成为某些人的私有财产的不良印象。 我们建议，对于以后设立任何奖项，都需要经过理事会和主席团的认真讨论，形成决议，同时要设定一个严格的评奖程序，这样才可以保证联会即欧洲论坛上颁发的奖项的专业度和权威性。

财务流程

联会北京办事处负责人在活动的最后一天才将所有的费用缴清，并提出了开具空头发票的要求（即单位名头留为空白）。这种非常规的开发票的方法给我们的财务人员带来了困扰，也违反了本地有关财务的法律法规。

在此，我们建议在今后的论坛中，发票开具流程一定要正规合法，论坛注册报名必须为实名制，参会人员收费情况透明。所有的发票或其它财报流程都要遵守论坛所在国和中国的有关法律法规。

以上，是我们对这次欧洲论坛活动总结的一些经验和教训，希望对后续承办单位成功举办欧洲论坛，以及对联会日后更好的发展有所帮助。最后，建议以后的欧洲论坛结束后，都做一个总结回顾，从已经完成的项目中汲取尽量多的经验，以往鉴来，才能越办越好。

第11届全欧华人专业协会联合会轮值主席会

爱尔兰华人专业人士协会

2019年11月20日